icon-envelope icon-phone icon-ruit icon-screen icon-star icon-star-empty icon-star-filled icon-chevron icon-arrow icon-arrow-right icon-close icon-play twitter linkedin instagram youtube icon-mail icon-chevron-left icon-chevron-right icon-search icon-download
What are you looking for?

Bonus Q & A | The Hague Convention Bureau Webinar

In dit artikel behandelen we de extra Q&A's die niet beantwoord konden worden tijdens de live-streamed webinar op 7 mei vanwege tijdgebrek. Het onderwerp van het webinar was "Hoe evolueren de verkoopactiviteiten in de meeting industrie in een tijd waarin er weinig vraag is?".

Afbeelding
Carina Bauer

Q & A met Carina Bauer

  • Hoe pak je de prijsstelling aan? Gezien de hogere kosten en ruimtevereisten voor het organiseren van een live evenement op sociale afstand, maar met een kleiner aantal aanwezigen

Het antwoord op deze vraag zal voor elke organisator en locatie anders zijn. Er zijn duidelijk kostenproblemen voor locaties die automatisch een kleinere capaciteit hebben als de fysieke afstand in de toekomst wordt gehandhaafd; evenals extra kosten in verband met zaken als thermische scanners en UV-reinigingsapparatuur, meer schoonmaakpersoneel en roosters, het veranderen van de stromen en inrichting van de locatie, het installeren van technische apparatuur om hybride evenementen te laten plaatsvinden, enz. Er zullen vragen rijzen tussen locaties en organisatoren over wie deze kosten op zich neemt en hoe. Voor IMEX 2021 zullen we onze prijzen op het niveau van 2020 houden en hard werken om ervoor te zorgen dat het aantal gastkopers niet aanzienlijk daalt - we streven ernaar dat onze verhouding exposanten-kopers ten minste gelijk is aan die van vorige beurzen, zo niet beter. Carina Bauer]

  •  Als wereldwijd zakenevenemententijdschrift hebben we in ons volgende nummer slechts één adverteerder verloren, aangezien we vooral conventiebureaus en bestemmingen als klant hebben. Ik denk omdat de meeste van hen hun budgetten eind vorig jaar begin dit jaar hadden. Weet iemand wat er volgend jaar gaat gebeuren? Zullen er bezuinigingen komen? Zal IMEX klanten van bestemmingen verliezen? Wat zeggen ze in de VS? Het lijkt erop dat Azië beter voorbereid is op volgend jaar en dat Seoul/Korea al plannen heeft voor een sterke comeback. Enig idee?

De realiteit is dat dit voor elke exposant anders zal zijn. Er zal zeker bezuinigd worden op sommige budgetten en we verwachten dat sommige bestemmingen, hotelgroepen, cruisemaatschappijen op korte termijn zullen inkrimpen of annuleren. Aan de andere kant zijn we al in gesprek met bestemmingen die hun ruimte en sponsoring activaties willen verhogen. Zoals altijd is het geen "one size fits all" antwoord en dat is grotendeels te wijten aan het feit dat budgetten in elke bestemming of onderneming heel anders worden beheerd. Carina Bauer]

  •  Hoe bezorgd zijn inkopers volgens jou over het feit dat zalen in bedrijf blijven voor evenementen die volgend jaar of daarna plaatsvinden? Hoe bezorgd zijn eindgebruikers dat hun agentschap failliet gaat?

Dit is een goede vraag, maar het is niet een kwestie die ik veel aan de orde heb zien komen in gesprekken of online sessies waar ik bij betrokken ben geweest. [Carina Bauer]

Afbeelding
The Hague Convention Bureau Webinar Oscar Cerezales

Q & A met Oscar Cerezales

  •  Veel van de conferenties worden nu uitgesteld tot 2021, virtueel of geannuleerd. Hoe blijft u de bevestigde sponsors/exposanten voor uw evenementen aantrekken in het geval van uitstel, of virtueel?

Er is niet één maat die voor iedereen past. Aan onze kant houden we het gesprek co-creëren van oplossingen (het visualiseren van toekomstige scenario's). Ook hebben we open gesprekken tussen klant - sponsor (soms is de klant MCI, omdat we eigenaar zijn van bepaalde evenementen) herdefiniëren evenement - de klant interactie van de klant. In principe zou het antwoord bestaan uit het samen creëren van plausibele toekomstscenario's en vervolgens uit reverse engineering. Soms is een snelle aanpassing nodig, soms een hele heroverweging. Oscar Cerezales]

  •  Zijn klanten nog steeds geïnteresseerd in reizen of zullen we meer vergaderingen/seminars via internet hebben omdat het goedkoper en sneller is?

Digitaal zal zeker blijven. De toekomst zal hybride zijn. Geen twijfel mogelijk. De digitale 'tool' biedt klanten (verenigingen, bedrijven, anderen) zoals (1) kostenbesparingen (2) gemakkelijke tracering (3) groter bereik (4) toegang tot inhoud via meerdere kanalen (5) schaalbaarheid (6) reproduceerbaarheid enz. Dat gezegd hebbende, dit zijn natuurlijk de digitale 'waarden'. F2F heeft andere waarden zoals (1) menselijke -betere- interactie (2) de ervaring (3) multisensorieel. De fundamentele onbeantwoorde variabelen hier zijn (1) de economie van digitaal-hybride (het zijn nieuwe) en (2) de nieuwe waardeketen (nieuwe rollen, nieuwe verbindingen, nieuwe spelers, nieuwe ketens). De toekomst is hybride. F2F naast digitaal. Laten we eens kijken wat de balans is. Oscar Cerezales]

  •  Ziet u nieuwe trends in de leveranciersketen: client-agency/PCO-DMC-leveranciers?

Absoluut. (1) door alle nieuwe digitale behoeften zijn er nieuwe spelers 'in town' (denk aan UX, codering, broadcasting, strategische planning (2) er is een nieuw ecosysteem waar bepaalde rollen opnieuw worden gedefinieerd (bijv. wat is de rol van een CVB in een steeds digitalere wereld? hoe gaat de impact gemeten worden? wie doet wat in dit nieuwe ecosysteem? (2) Darwinisme (zal gevolgen hebben voor de leveranciersketen, hoe langer de crisis duurt, hoe harder) (3) Nieuwe outsourcing (we zien veranderingen in de manier waarop bedrijven zijn en zullen insourcen-outsourcen als de low touch economie is kicking in) (4) markt (mogelijk zien we een polarisatie in deze leveranciersketen waar de kleinere en grotere overleven, maar degenen in het midden lijden ...). Om een lang verhaal kort te maken, sommigen zullen verdwijnen, sommigen zullen fuseren, sommigen zullen mogelijk nieuwe joint ventures en partnerschappen aangaan ... maar allen, 100%, moeten hun business model herzien om te kunnen concurreren (klantsegmenten, waardepropositie, kanalen, groei- en beperkende factoren, kosten- en inkomstenstructuren, enz.)

Ik denk dat de toekomst zal gaan over meer volume (meer evenementen), maar F2F kleiner en een hoog percentage digitaal (waar de marges dun zijn). Oscar Cerezales]

Afbeelding
The Hague Convention Bureau Webinar Christian Mutschlechner

Q & A met Christian Mutschlechner

  •  Denkt u dat de verschillende niveaus van de COVID-19 resultaten in de verschillende landen de toekomstige verkoop voor sommige landen moeilijker zullen maken dan voor andere? Denkt u dat de verschillende regeringsreacties op COVID-19, bv. in landen die het bijzonder goed doen, in de toekomst een grotere vraag naar zalen en vergaderingen zullen zien?

Landen zijn niet allemaal even snel met het vrijgeven van de lock down activiteiten, het meest kritieke deel is wanneer alle landen weer open gaan voor reizen (landen binnen laten zonder een quarantaine van 2 weken). Aangezien internationale vergaderingen echt internationaal zijn, zie ik geen voordeel in landen die vroeger opengaan dan andere. Uiteindelijk is het de klant die beslist of het de moeite loont het risico te nemen minder deelnemers te hebben dan normaal gepland. En om niet te vergeten dat er ook een ethisch element in het hele verhaal zit, moeten we niet proberen om gezondheidszwakheden van onze vrienden/concurrenten te overwinnen, wereldwijde solidariteit is de enige manier om ons allemaal te helpen. Christian Mutschlechner]

  •  Hoe te benaderen om te introduceren / verkoop voor lange afstand bestemmingen / diensten (DMC) of locaties (hotels) gezien het feit dat:
  •  er momenteel geen gemeenschappelijke regelgeving voor internationale reizen?
  •  onzekerheid op de lokale markt met reisbeperkingen?

Zullen Sales Managers in staat zijn om intercontinentale evenementen te verkopen voordat er een vaccin is?

Zoals reeds gezegd in het webinar - is er de "normale" markt vanaf eind 2021, in de hoop dat de hele wereld COVID beheerst en de wetenschap een remedie heeft gevonden om het virus te bestrijden. Persoonlijk ben ik van mening dat volledige verkoop pas kan plaatsvinden als er een vaccin op de markt is. Maar nu al beginnen en altijd alle regelgeving in je land bij de hand hebben als je met klanten praat, zou al veel kunnen helpen. Christian Mutschlechner]

  •  Hoe kunnen we onze partners, zoals PCO's, ondersteunen om ervoor te zorgen dat zij ook in de handel blijven?

Ik moet toegeven dat als er geen handel is, je je toeleveringsketen niet kunt helpen, tenzij er een door de overheid beheerd steunfonds is, dat financiële steun verleent om ten minste een deel van of alle vaste kosten te dekken. Dit virus schokt onze industrie en onze toeleveringsketen als nooit tevoren - veel mensen zeggen dat alleen degenen die reservefondsen hebben, zullen overleven. Het is een tragedie, maar onze toeleveringswereld zal er over een paar maanden deels anders uitzien. [Christian Mutschlechner]

  •  Ziet u, op basis van de vraag over budgetten, voor internationale evenementen meer locaties, toerisme boards, convention bureaus gewoon hun lokale kantoren sturen in plaats van te reizen vanuit het hoofdkantoor?

Ik raad ten zeerste aan om het directe contact met je klanten niet te vervangen door regionale of lokale kantoren in het land. Normaal gesproken hebben deze mensen niet de gedetailleerde kennis en ook niet de know how om te praten met associatie klanten of Corporate klanten. Persoonlijk denk ik dat de belangrijkste werktol nu de telefoon is! Praten, praten met uw klanten, met degenen die annuleren, met degenen die misschien alternatieve data kiezen en ook met nieuwe klanten. Concentreer je op wat er gezegd is in het Webinar, Consultative Sales. Christian Mutschlechner]

  •  Ik zie drie grote uitdagingen overblijven zodra de evenementen weer van start gaan: Beschikbaarheid van locaties - 2021 is al behoorlijk volgeboekt. Contracten en tarieven - clausules in contracten voor 'uitstappen' en hogere tarieven als grotere zalen nodig zijn voor lagere aantallen om afstand te kunnen nemen. Levensvatbaarheid van locaties - kopers weten dat de locaties solvabel zijn.

Heeft het panel hier een mening over? Hoe zijn de zalen omgegaan met de evenementen die zijn uitgesteld? Lijkt het erop dat 2021 een druk jaar wordt voor de zalen? Hoe gaan ze daarmee om?

Als alles goed gaat en we begin volgend jaar gemakkelijk kunnen reizen, wordt 2021 inderdaad een druk jaar. We zullen zien of de deelnemersaantallen dezelfde zijn als voor COVID, maar het zou wel eens een verhit of zelfs oververhit jaar kunnen worden. Het goede ding is dat voor zover ik weet, veel klanten willen vasthouden aan dezelfde bestemming en dezelfde locatie in de bestemming wanneer ze het evenement verplaatsen naar 2021. En het lijkt me logisch dat de tarieven voor venues hetzelfde zullen zijn als voor 2020. Een ander verenigingsbedrijf staat al in de boeken voor 2021 (degenen die 2021 al enkele jaren geleden planden). Oververhitting zou kunnen komen van de zakelijke markt, maar ik denk niet dat dit het geval zal zijn, aangezien we economisch in een zware recessie terechtkomen, dus de zakelijke markt zal veel minder veeleisend zijn dan vóór COVID. Contractclausules e.d. zullen moeten worden herzien, cliënten zullen waarschijnlijk aarzelen om ruim van tevoren een formeel contract te ondertekenen, ook al is het besluit duidelijk, maar de hele relatie zal de komende maanden zeer onstabiel zijn. Ik kan mij moeilijk voorstellen dat vergaderingen met de sociale (die een fysieke) distantie zouden moeten zijn. Vergaderingen zijn essentieel voor netwerken en persoonlijke ontmoetingen dus maskers waarschijnlijk, maar distantiëren nee. [Christian Mutschlechner]