icon-envelope icon-phone icon-ruit icon-screen icon-star icon-star-empty icon-star-filled icon-chevron icon-arrow icon-arrow-right icon-close icon-play twitter linkedin instagram youtube icon-mail icon-chevron-left icon-chevron-right icon-search icon-download
What are you looking for?
Afbeelding
The Hague Binnenhof

Financiële zekerheid voor jouw internationale conferentie

Voorfinanciering & Garantiefonds (VGF) biedt financiële zekerheid aan organisatoren van internationale congressen van minimaal twee dagen. Dit stimuleringsfonds combineert twee regelingen die het makkelijker maken om congressen daadwerkelijk te realiseren.
Het VGF is ruim 25 jaar geleden opgericht op initiatief van het Nederlands Bureau voor Toerisme & Congressen (NBTC), het ministerie van Economische Zaken en een twintigtal organisaties uit de Nederlandse congresbranche.

Het Voorfinancierings- & Garantiefonds (VGF) is bedoeld om organisatoren van internationale, meerdaagse congressen in Nederland meer financiële zekerheid te geven.

  •  Het fonds helpt organisatoren van conferenties bij het dekken van kosten voorafgaand aan de conferentie en andere financiële risico's. Het stimuleert organisatoren om conferenties te realiseren.
  •  Het VGF combineert twee afzonderlijke regelingen; een voorfinancieringsregeling en een garantieregeling, en biedt de mogelijkheid om deze twee regelingen afzonderlijk te gebruiken of om ze te combineren.

De voorfinancieringsregeling

  •  In de voorbereidingsfase van de conferentie krijgt de organisator te maken met verschillende aspecten die betaald moeten worden. Voorbeelden zijn de kosten voor het oprichten van een stichting, een aanbetaling voor de accommodatie, en de kosten voor het ontwikkelen van marketinginstrumenten, zoals een brochure, eerste aankondiging, of website.
  •  Aangezien de inschrijvingsgelden pas later worden ontvangen, zullen de organisatoren niet altijd in staat zijn deze eerste uitgaven te financieren. De voorfinancieringsregeling van het VGF kan helpen om deze kosten te betalen.
  •  Organisatoren van congressen kunnen bij het VGF een renteloze en kosteloze lening aanvragen; een soort subsidieregeling voor congressen. De lening is gemaximeerd op € 90.000, waarbij het werkelijke bedrag afhankelijk is van de omvang van het congres en de liquiditeitsprognose.

De garantieregeling

  •  Alle begrotingen van congressen kennen uitgaven en inkomsten. Aan de kosten is slechts een beperkt risico verbonden, omdat congresorganisatoren kunnen profiteren van de kennis, ervaring en de stabiele infrastructuur van de congresindustrie.
  •  De inkomsten zijn echter minder solide. Het grootste deel van de inkomsten, afgezien van eventuele sponsoring, komt uit de registratiekosten van de deelnemers. Dit is precies waar het grootste risico ligt voor de organisatoren. Als de opkomst achterblijft bij de verwachtingen, levert dit minder inkomsten op, wat gevolgen heeft voor het totale conferentiebudget.
  •  Om dit risico te minimaliseren, biedt het VGF de mogelijkheid van een garantstelling. Met deze garantie kan de congresorganisatie garanderen dat het evenement doorgaat, ondanks mogelijk tegenvallende bezoekersaantallen.
  •  De garantie is gemaximeerd op € 90.000, en het werkelijke bedrag is afhankelijk van verschillende aspecten, zoals de omvang van het congres, de voorgeschiedenis van het congres, eventuele sponsoring, en het totale budget. Bovendien moet de begroting op deskundige wijze zijn opgesteld.

Meer informatie over de mogelijkheden en voorwaarden van het Voorfinancierings- & Garantiefonds is te vinden op vgfholland.nl. Voor het aanvragen van het fonds kunt u gebruik maken van het online aanvraagformulier op de website van het VGF.

Afbeelding
Bas Schot

Neem contact met ons op

We are here to assist you and provide customized advice about the funding schemes that are available on a national and local level. Get in touch!