icon-envelope icon-phone icon-ruit icon-screen icon-star icon-star-empty icon-star-filled icon-chevron icon-arrow icon-arrow-right icon-close icon-play twitter linkedin instagram youtube icon-mail icon-chevron-left icon-chevron-right icon-search icon-download
What are you looking for?
Afbeelding
The Hague hybrid event

Hoe haalbaar zijn de nieuwe manieren van vergaderen?

The Hague Convention Bureau heeft op 2 juli 2020 voor het eerst de inhoud van zijn digitale webinars in een hybride vorm gegoten, met 65 deelnemers in levende lijve en meer dan 160 online kijkers.

 

Het evenement onderzocht de "levensvatbaarheid van nieuwe vergadermethoden" en omvatte inhoud zoals logistieke uitdagingen, te verwachten opkomstniveaus bij dergelijke evenementen en de daaruit voortvloeiende financiële uitdagingen waarmee zowel organisatoren als de toeleveringsketen worden geconfronteerd.

Het evenement richtte zich in het bijzonder op:

  • Hoe financieel haalbaar zijn hybride of virtuele bijeenkomsten voor klanten en leveranciers?
  •  Hoe kunnen we de ROI voor de afgevaardigden garanderen?
  •  Ervoor zorgen dat we een geweldige evenementervaring behouden.
  •  De toekomst van evenementsponsoring.

💻  BEKIJK DE OPGENOMEN WEBINAR

    Afbeelding
    The Hague hybrid event

    Het evenement werd gemodereerd door Vincent Pahlplatz, General Manager bij The Hague Marriott.

    Het panel bestond uit:

    - Kim Myhre, CEO en Managing Partner Experience Designed

    - Carin Smand, uitvoerend directeur van de Europese Hematologie Vereniging

    - Frank Yang, directeur marketing & business development bij KINTEX

    - Guillem Torres, uitvoerend directeur, organisator van professionele congressen, Torres Pardo SL

    Photo credits: Holland Park Media

    Afbeelding
    The Hague Convention Bureau Webinar

    Kim Myhre vertelt over Experience Designed


    Kim Myhre, CEO en Managing Partner Experience Designed zei:

     

    •  "De werelden van online en live ervaringen zullen steeds verder samen smelten en steeds naadlozer in elkaar overgaan. Het plannen van digitale ervaringen of hybride ervaringen vereist wel dat we teruggaan naar de tekentafel. De menselijke ervaring, of het nu op een niet-digitaal platform is of op een live platform, is nog steeds een kritische factor."
    •  Kim voegde eraan toe dat digitale content veel beter deelbaar is, en dat de jongere generaties die verenigingsleden zullen worden, de wereld zien en ervaren via digitale verkooppunten. "Planners moeten terug naar de tekentafel", zei zij, en zichzelf belangrijke vragen stellen: "Wat probeer ik te bereiken? Wie is het publiek? Wat hebben zij van ons nodig om hun doelstellingen te bereiken? Hoe kunnen we platforms gebruiken om die ervaringen te creëren?
    •  Uiteraard is de publiekservaring de belangrijkste factor en ik ben er zeker van dat sponsors, exposanten, organisatoren en locaties ervoor willen zorgen dat hun bezoekers een veilige, waardevolle en plezierige ervaring hebben wanneer ze samenkomen in een live of online ervaring.
    •  De nieuwe situatie is een grote uitdaging voor veel locaties, maar het is ook een enorme kans voor locaties. We beginnen venues niet alleen als lege ruimtes te zien, maar als ruimtes waar we interessante en waardevolle ervaringen kunnen creëren. Door venues op een meer geïntegreerde manier te gebruiken, zowel digitaal als live, worden ze een opwindende plek om te zijn.
    •  Het gaat niet zozeer om de logistiek van het plannen van een evenement, maar vooral om het ontwerp van een evenementervaring voor ons publiek en hoe we alle componenten daarvan op een zinvolle manier kunnen samenbrengen."

    Guillem Torres vertelt over de financiële haalbaarheid van hybride evenementen


    Guillem Torres, Executive Director, Professional Congress Organizer, Torres Pardo SL, said:

    •  Hybride evenementen zijn gekomen om te blijven en zijn niet slechts een voorbijgaande trend.
    •  Aangezien de inkomsten met betrekking tot on-site registraties lager zullen blijven dan de tijden van voor de pandemie, zei Torres, is het vergroten van de virtuele publieksgrootte van het grootste belang. "Het enorme aantal potentiële afgevaardigden dat virtuele vergaderingen bijwoont en steun betuigt, is van cruciaal belang in financieel opzicht," zei hij. "Als het goed wordt beheerd, kan de winst worden verhoogd."
    •  Het is niet alleen een kwestie van financiële spierkracht, het gaat erom dat het bedrijf zich kan aanpassen aan de nieuwste scenario's vanaf 2021, met of zonder COVID.
    •  De meeste evenementen zullen hybride worden en er zullen zonder twijfel nieuwe kansen komen en ik denk dat dat het doel is voor elk bedrijf.
    •  Deelnemers zullen echt geïnteresseerd zijn om een evenement bij te wonen als de inhoud uitstekend is.
    •  De locatie op zich kan een toegevoegde waarde worden om te vermijden dat een deelnemer terughoudend is om een evenement bij te wonen.

    Carin Smand vertelt over de "Attendee Journey" bij virtuele en hybride evenementen

    Carin Smand, uitvoerend directeur van de European Hematology Association, zei:

    •  Er is nog een les die we hebben geleerd van een virtueel congres en dat is dat we een groot publiek kunnen bereiken als we het op een goede manier plannen.
    •  In een virtuele ruimte kun je beter begrijpen wat de bezoekers van het congresplatform aan het doen zijn en welke sessies ze bijwonen. Daar kun je veel van leren en die informatie kun je gebruiken bij het opbouwen van je volgende virtuele congresprogramma.
    •  Door virtueel te gaan kun je sponsors datagestuurde informatie bieden. Het verzamelen van gebruikersgegevens en het omzetten daarvan in rapporten voor de sponsors over wie hun beurs heeft bezocht, en tegelijkertijd duidelijk zijn voor de bezoekers in het platform dat hun gegevens kunnen worden gedeeld, is een zeer interessant gebied in zo'n virtuele ruimte.

     

    •  Er is één les die wij de afgelopen maanden hebben geleerd en dat is: wij moeten flexibel zijn. Als vereniging moet je kunnen inspelen op veranderende omstandigheden. Een hybride model is dus waarschijnlijk de beste oplossing.
    •  Wat is precies de reis van de gebruiker? Want je weg vinden in een virtuele ruimte is heel anders dan je weg vinden in een congrescentrum. Maak gebruik van de mogelijkheid om te verbinden. Transparantie en discussie zijn twee belangrijke instrumenten om die reis vorm te geven.
    •  Ik denk dat de focus veel meer zal liggen op diensten die gericht zijn op veiligheid, omdat dat de grootste service is die je nu kunt bieden, maar ook op hoe je evenementen een beetje exclusiever kunt maken.

    Frank Yang over de haalbaarheid van virtuele en hybride evenementen

    Frank Yang, directeur marketing & business development bij KINTEX zei:

    •  "Als je je richt op het krijgen van kwaliteitsinhoud en de juiste sprekers," zei Yang. "Denk ik dat mensen bereid zullen zijn om deel te nemen aan een virtueel evenement, zelfs tegen hogere inschrijvingskosten.
    •  De reden waarom honderden miljoenen mensen elke dag naar YouTube kijken, is de inhoud. Goede inhoud zal meer waarde bieden en meer deelnemers aantrekken."
    Afbeelding
    Thirza Pluimer

    Heb je vragen?

    Heeft iets jouw interesse gewekt over onze webinars? Of heb je een specifieke vraag voor ons?